Policy Conflitti di interessi

Sommario

ORGANISMO DI MONITORAGGIO

CODICE DI CONDOTTA PER I SISTEMI INFORMATIVI GESTITI DA SOGGETTI PRIVATI IN TEMA DI CREDITI AL CONSUMO, AFFIDABILITÀ E PUNTUALITÀ NEI PAGAMENTI

POLICY SULLA PREVENZIONE E GESTIONE DEL CONFLITTO DI INTERESSE

Premessa

L’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (di seguito, il “Garante Privacy”) nel 2019 ha approvato il Codice di condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti, ai sensi dell’art. 20 del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101, con le indicazioni contenute nel relativo provvedimento n. 163 del 12 settembre 2019; di seguito indicato anche come “Codice di condotta”.

L’articolo 15 del citato Codice di condotta disciplina le “Verifiche sul rispetto del Codice di condotta ed organismo di monitoraggio”, stabilendo che: “Fatti salvi i compiti e i poteri del Garante di cui agli articoli da 56 a 58 del Regolamento, il rispetto del presente Codice di condotta per quanto attiene esclusivamente alle operazioni di trattamento di dati personali poste in essere dai gestori aderenti al presente Codice di condotta è garantito da un apposito organismo di monitoraggio (di seguito, l’“OdM”) costituito e accreditato ai sensi dell'articolo 41 del Regolamento, la cui composizione e il cui funzionamento sono disciplinati nell’Allegato 4 al presente Codice di condotta.”

L’Allegato 4 del sopra menzionato Codice di condotta, all’art. 4, prevede che “Ai fini del controllo del rispetto del presente Codice di condotta da parte di tutti i Gestori Aderenti, l’OdM potrà in ogni momento svolgere - anche delegandole a soggetti terzi nei limiti sopra indicati - tutte le verifiche ritenute opportune, ivi incluse ispezioni, sia in remoto che presso la sede dei Gestori Aderenti, tenuti a prestare la massima collaborazione ai fini del proficuo svolgimento di tali attività”.

Il comma 2 del citato Allegato 4 del Codice di condotta prevede che Ciascuno dei componenti dell’OdM deve garantire e mantenere per l’intera durata dell’incarico i seguenti requisiti: a. Onorabilità; b. Autonomia e indipendenza; c. Professionalità.

Il paragrafo sub b) del sopra indicato comma 2, in particolare, stabilisce che “Al fine di garantire la piena autonomia dei componenti dell’OdM, evitando qualsiasi forma di interferenza, condizionamento o conflitto di interessi, è previsto che sia l’organismo nel proprio complesso che i singoli componenti dello stesso, non debbano subire alcuna ingerenza nell’esercizio delle proprie attività da parte dei gestori aderenti al presente Codice di condotta. Ciascun componente dell’OdM deve rispondere a requisiti di indipendenza rispetto sia ai gestori che alle associazioni rappresentanti degli interessati. Nello svolgimento delle proprie funzioni di controllo, inoltre, l’OdM non sarà soggetto ad alcun potere gerarchico e disciplinare da parte dei gestori e si relazionerà direttamente con gli stessi. L’OdM adotterà le proprie decisioni senza che alcuno dei gestori possa sindacarle.”

Il presente documento fa riferimento oltre che al Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (di seguito “Regolamento”); al d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito il “Codice”) come novellato dal d.lgs 10 agosto 2018, n. 101 recante “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679”; al Codice di Condotta; al Regolamento interno, e, inter alia, alle fonti indicate nel Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 12 settembre 2019 relativo al Codice di condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti.

1. Finalità della Policy

La presente policy (di seguito, la “Policy”) stabilisce le regole e le procedure applicabili alla prevenzione e gestione dei conflitti di interesse da parte dell’Organismo di monitoraggio (di seguito, l’“OdM” o l’ “Organismo”) o di ciascuno dei suoi componenti (il “Componente” o i “Componenti”). .

Questa Policy ha la finalità di:

• definire le regole per l’individuazione di un conflitto di interessi nell’ambito delle attività svolte dall’OdM ai sensi del Codice di Condotta;
• identificare le misure e le procedure per la prevenzione e la gestione di un conflitto di interessi che coinvolga un Componente o un terzo fornitore/consulente esterno dell’OdM.

Affinché l’Organismo possa adempiere al compito attribuito dal Codice di Condotta deve essere garantito che i suoi Componenti, per l’intera durata dell’incarico, mantengano autonomia, imparzialità e indipendenza, evitando che possano insorgere situazioni di conflitto di interessi, reale o anche soltanto potenziale, che coinvolgano i Componenti dell’OdM, così come gli eventuali terzi fornitori/consulenti esterni a cui l’Organismo abbia delegato o intenda delegare lo svolgimento di specifiche attività di controllo e monitoraggio (si veda l’Allegato 4 al Codice di condotta, Punto 2, lett. b artt. 2.5, 5 Regolamento interno OdM).

2. Ambito di applicazione della Policy

La presente Policy si applica alle situazioni di conflitto di interessi (secondo la definizione fornita dal Regolamento interno e dal successivo paragrafo 4), reale o anche solo potenziale, che possano presentarsi nel corso e nell’ambito dell’espletamento delle funzioni di controllo e monitoraggio affidate all’OdM ai sensi del Codice di Condotta e come specificate nel Regolamento interno.

La Policy si applica:

• ai Componenti attuali e futuri;
• ai consulenti esterni/terzi fornitori di servizi a cui l’Organismo abbia delegato o intenda delegare lo svolgimento di specifiche attività di controllo e monitoraggio (di seguito, i ‘Terzi Fornitori’ e, assieme ai Componenti, i ‘Destinatari’).

3. Definizioni

Salvo che sia diversamente previsto, ai fini della presente Policy si applicano le definizioni previste dall’art. 4 del Regolamento e le definizioni previste dall’art. 2 del Codice di condotta.

4. Individuazione di un conflitto di interessi

Ai sensi della presente Policy, per “conflitto di interessi” deve intendersi qualsiasi circostanza di fatto o di diritto, preesistente o sopravvenuta rispetto alla designazione quale Componente o del conferimento dell’incarico quale Terzo Fornitore, in ragione della quale un interesse privato, personale o professionale, possa interferire, direttamente o indirettamente, con il corretto ed imparziale svolgimento dell’incarico conferito e, più in generale, delle attività di controllo demandate all’Organismo ai sensi del Codice di Condotta.

Si tratta pertanto di tutte quelle situazioni in presenza delle quali non sia possibile garantire la piena indipendenza, autonomia e terzietà dell’operato del singolo Componente, in seno all’OdM, o del Terzo Fornitore in conflitto di interessi.

5. Misure per la prevenzione e la gestione di un conflitto di interesse

In attuazione di quanto previsto dal Codice di Condotta e dal Regolamento interno dell’OdM, con la presente Policy vengono definite una serie di misure da adottarsi al fine di escludere – e se del caso gestire – ogni rischio o situazione di conflitto di interessi o di indebita interferenza, ingerenza o condizionamento, diretti o indiretti, nei lavori e nelle mansioni dell’Organismo.

5.1 Conflitti di interessi che riguardano un Componente dell’OdM

Secondo quanto previsto dall’Allegato 4 articolo 2, lett. b del Codice di Condotta, tutti i Componenti dell’OdM devono costantemente garantire la massima imparzialità ed indipendenza anche evitando ogni situazione di conflitto di interessi, reale o anche solo potenziale.

L’art. 2.5 del Regolamento interno dell’OdM stabilisce che “al fine di escludere ogni rischio di conflitto di interessi o di indebita interferenza, ingerenza o condizionamento, diretti o indiretti, nei lavori e nelle mansioni dell’Organismo, non potranno in nessun caso essere designati quali Componenti dello stesso coloro che:

1. intrattengano, o abbiano intrattenuto nei tre anni precedenti, qualsiasi genere di rapporto di lavoro con uno dei Gestori Aderenti;
2. siano stati coinvolti nei lavori di redazione del Codice di Condotta;
3. abbiano direttamente o indirettamente, nei tre anni precedenti, anche attraverso società, enti o organismi di cui siano o siano stati soci o amministratori, o in cui siano titolari di partecipazioni azionarie di entità tale da permettere di esercitare una notevole influenza sulla società stessa, reso servizi o fornito prodotti di qualsiasi genere ad uno o più dei Gestori Aderenti o a società dagli stessi controllate, che possano compromettere l’imparzialità o l’indipendenza di tale soggetto nell’esercizio dei compiti di controllo previsti dal Codice di Condotta;
4. abbiano relazioni di parentela, coniugio o affinità entro il terzo grado con membri di organi direttivi di uno dei Gestori Aderenti o con amministratori, soci, dirigenti e dipendenti di un qualsiasi Gestore Aderente(di seguito, nel complesso, ‘Requisiti Aggiuntivi’)”.

In base all’art. 3 del Regolamento interno dell’OdM, “per ‘conflitto di interessi’ deve intendersi qualsiasi circostanza di fatto o di diritto in ragione della quale un interesse privato di un Componente possa interferire, direttamente o indirettamente, con il corretto e imparziale svolgimento dell’incarico conferito a quest’ultimo e, più in generale, delle attività di controllo demandate all’OdM ai sensi del Codice di Condotta.

Fermo restando l’obbligo di trasparenza e il rispetto dei Requisiti Aggiuntivi, all’atto dell’assegnazione dell’incarico, ciascun Componente dell’Organismo deve dichiarare per iscritto, ai sensi dell’Articolo 47 del Decreto del Presidente della Repubblica 445/2000, l’assenza di qualsiasi conflitto d’interessi, garantendo la propria indipendenza e imparzialità e informando i soggetti elettori dell’OdM e tutti i Gestori Aderenti riguardo a qualsiasi circostanza in grado di configurare o comunque determinare un conflitto di interessi, sia esso reale o potenziale.

Nell’ipotesi in cui, nel corso dello svolgimento del proprio mandato, emergano situazioni di conflitto di interesse, il Componente interessato deve darne informazione all’Organismo senza alcun ritardo e comunque non oltre quarantotto ore successive alla conoscenza dei fatti rilevanti. Tale comunicazione dovrà essere consegnata a mano o inviata tramite e-mail a segreteria@odmsic.it.

In qualunque situazione di conflitto di interessi, anche solo potenziale, il Componente è obbligato ad astenersi dal prendere parte a qualsiasi processo decisionale e dal compiere qualsivoglia attività in seno all’OdM per cui rilevi, anche solo indirettamente, il conflitto di interessi che lo vede coinvolto.

L’Organismo predispone ed aggiorna un registro in cui riportare le situazioni in cui sia stato comunicato, sollevato o anche solo eccepito un conflitto di interessi, dandone una descrizione dettagliata, illustrando le motivazioni delle decisioni assunte a riguardo.

Art. 5.2. Conflitti di interessi che riguardano i consulenti esterni/Terzi Fornitori

Tutti i Terzi Fornitori cui l’OdM intenda affidare una o più attività devono assumere obblighi di indipendenza ed imparzialità, trasparenza operativa, assenza di conflitti di interesse e garantire esperienza in materia di sistemi di informazioni creditizie, con particolare riguardo ai profili di protezione dei dati personali. Devono altresì assicurare la massima riservatezza riguardo alle notizie e alle informazioni di cui vengano a conoscenza nel corso dell’esecuzione dell’incarico affidatogli dall’Organismo.

Ogni Terzo Fornitore cui venga affidata dall’OdM l’esecuzione di una o più attività connesse al Codice di Condotta è tenuto a fornire all’OdM, al termine del suo incarico un resoconto scritto di tutte le operazioni svolte.

Ai sensi dell’art. 2.10 del Regolamento interno dell’OdM “L’Organismo può deliberare in ogni momento, a maggioranza dei propri Componenti, la revoca di uno o più dei propri Componenti per giusta causa, informandone il Garante ed i Gestori Aderenti entro i tre giorni successivi, nei seguenti casi:

1. grave e ripetuta negligenza nell’assolvimento dei compiti connessi all’incarico ricevuto;
2. il venir meno anche di uno solo dei requisiti prescritti dal Codice di Condotta o dei Requisiti Aggiuntivi;
3. l’omesso o insufficiente controllo sul rispetto del Codice di Condotta da parte dei Gestori Aderenti;
4. qualsiasi circostanza che possa pregiudicare, direttamente o indirettamente, l’autonomia e/o l’indipendenza del Componente”.

Secondo quanto previsto dall’art. 2.11 del Regolamento interno “Al di fuori delle predette ipotesi, la cessazione dall’incarico può avvenire anche a seguito di rinuncia da parte del Componente, previa comunicazione da inviarsi agli altri Componenti dell’Organismo, informandone il Garante ed i Gestori Aderenti entro i tre giorni successivi”.

6. Vigenza e modifiche alla presente Policy

La presente Policy è valida e vincolante per tutti i Destinatari.

Una copia di questo documento verrà messa a disposizione di ciascun Destinatario tramite Posta Elettronica Certificata, senza che possa giustificarne la mancata conoscenza, e sarà pubblicata sul sito web dell’OdM.

La presente Policy potrà essere modificata, integrata o integralmente sostituita in ogni momento, previa approvazione da parte dei membri dell’Organismo, per garantire i necessari adeguamenti a nuove norme di legge e/o a provvedimenti dell’Autorità, oltre che alle migliori best practices di settore.